W niniejszej informacji o ochronie danych Hermes Fulfilment informuje o przetwarzaniu danych kandydatów zgodnie z art. 13, 14 i 21 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).
Cele przetwarzania danych i podstawa prawna
Administratorem danych jest następująca spółka Hermes (o ile aplikowałeś do jednej lub więcej z tych spółek lub jesteś w stosunku inicjującym umowę o pracę):
Hermes Fulfilment GmbH
Headquarters
Bannwarthstrasse 5
22179 Hamburg, Niemcy
Dane kontaktowe (ogólne):
Telefon: +49 40 537 55 - 0
Faks: +49 40 537 54 - 870
E-mail: kontakt@hermes-ws.com
Cele przetwarzania danych i podstawa prawna
Dane kandydatów w rozumieniu niniejszej informacji o ochronie danych to wszystkie dane osobowe kandydatów, w tym złożone przez nich dokumenty aplikacyjne, które Hermes Fulfilment przetwarza w zakresie celów opisanych poniżej.
Hermes Fulfilment przetwarza dane kandydata zgodnie z obowiązującymi ustawowymi przepisami o ochronie danych, w szczególności z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) i federalną ustawą o ochronie danych (BDSG), w celach określonych poniżej. Dalsze szczegóły i uzupełnienia celów przetwarzania są zawarte w odpowiednich dokumentach umownych, formularzach lub wstępnie sformułowanych oświadczeniach, jeśli dotyczy:
Dane kandydata są zasadniczo przetwarzane w celu sprawdzenia i oceny jego aplikacji w odniesieniu do konkretnego opisu stanowiska lub - w przypadku niezamówionych aplikacji - w odniesieniu do wolnych miejsc pracy (podstawa prawna Art. 6 (1) p. 1 lit. b RODO w związku z § 26 BDSG).
Przetwarzanie danych w określonych celach może również opierać się na zgodzie użytkownika (podstawa prawna art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. a RODO). Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy zapytamy użytkownika, czy możemy przekazać jego dane osobowe innej spółce Hermes lub uwzględnić dane osobowe kandydata w puli talentów.
Danezbierane bezpośrednio od użytkownika i/lub kategorie danych
W zakresie niezbędnym do przetwarzania aplikacji użytkownika lub przetwarzania w powyższych celach, możemy zbierać dane od osób trzecich (np. rekruterów, Xing, LinkedIn) lub ze źródeł publicznych (rejestr handlowy lub cywilny, prasa, Internet lub media społecznościowe), ale wyłącznie w zakresie, w jakim prawo zezwala nam na zbieranie i przetwarzanie takich danych. Odpowiednie kategorie danych osobowych obejmują w szczególności:
Dane adresowe i kontaktowe (miejsce zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail).
Informacje o użytkowniku w Internecie lub sieciach społecznościowych
Odbiorcy lub kategorie odbiorców
Niezależnie od kanału, za pośrednictwem którego aplikowałeś do Hermes Fulfilment (internetowy portal pracy Hermes Fulfilment, sieci społecznościowe, takie jak Xing lub LinkedIn, aplikacja pocztowa), dane Twojego kandydata są przechowywane w centralnej bazie danych kandydatów Hermes Fulfilment.
W ramach Hermes dane kandydata otrzymują wyłącznie te osoby i działy danej spółki Hermes, które potrzebują ich do przetworzenia aplikacji lub wypełnienia zobowiązań umownych lub prawnych (np. kadra kierownicza, kierownicy ds. pracy, księgowość, pracownicy działu kadr zajmujący się przygotowywaniem umów itp.) W indywidualnych przypadkach - pod warunkiem, że użytkownik wyraził na to zgodę - możemy przekazać dane kandydata w ramach danej spółki Hermes specjalistom zajmującym się innymi wolnymi stanowiskami, jeśli jego aplikacja jest do tego odpowiednia.
Poza tym dane kandydata będą przekazywane tylko wtedy i tylko w takim zakresie, w jakim
jesteśmy do tego zobowiązani w celu spełnienia wymogów prawnych (np. informowanie, powiadamianie organów podatkowych) lub przetwarzanie danych leży w interesie publicznym (np. ujawnienie w przypadku postępowania karnego);
zewnętrzne firmy usługowe przetwarzają dane w naszym imieniu (zewnętrzne centra danych, obsługa bazy danych zarządzania kandydatami itp.), przy czym ci usługodawcy podlegają określonym przez nas standardom bezpieczeństwa;
Poza tym nie będziemy przekazywać danych aplikacji użytkownika stronom trzecim, chyba że wyraźnie i oddzielnie poinformujemy o tym użytkownika.
Okres przechowywania
Przetwarzamy i przechowujemy dane kandydata przez czas trwania procesu aplikacyjnego oraz przez czas trwania wszelkich innych rozpoczętych umów. Po zakończeniu procesu aplikacyjnego lub zainicjowaniu umowy elektronicznie zebrane dane kandydata będą przechowywane przez 6 miesięcy, a następnie zostaną zanonimizowane lub całkowicie usunięte. Oryginalne dokumenty aplikacyjne przesłane do nas zostaną zwrócone najpóźniej po upływie terminu.
Jeśli kandydat wyrazi na to wyraźną zgodę, przekażemy jego dane do naszej puli talentów. Tam dane zostaną usunięte po 12 miesiącach, chyba że użytkownik odnowi swoją zgodę.
Przekazywanie danych do kraju trzeciego
Wszystkie dane kandydatów przekazane przez Ciebie do Hermes Fulfilment będą przechowywane i przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego UE/EOG. Twoje dane będą przekazywane do krajów trzecich tylko wtedy, gdy jest to konieczne do wypełnienia zobowiązania umownego wobec Ciebie (np. ubieganie się o stanowisko za granicą) lub jeśli wyraziłeś na to wyraźną zgodę.
Prawa użytkownika w zakresie ochrony danych
Użytkownik może wycofać swoją aplikację w dowolnym momencie. W tym celu należy wysłać nieformalny list do osoby kontaktowej wymienionej w ogłoszeniu o pracę. Po otrzymaniu listu lub wiadomości e-mail proces aplikacyjny zostaje zakończony.
Ponadto kandydatowi przysługują następujące prawa w odniesieniu do Hermes Fulfilment dotyczące danych kandydata:
Prawo do informacji: masz prawo do informacji o swoich danych osobowych przechowywanych przez nas (art. 15 RODO), w szczególności możesz zażądać informacji o celach przetwarzania, kategorii danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym Twoje dane zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania, pochodzeniu Twoich danych, jeśli nie zostały one zebrane bezpośrednio od Ciebie. Pamiętaj, że możemy wymagać od Ciebie dowodu, że jesteś osobą, za którą się podajesz.
Prawo do poprawienia lub usunięcia : Użytkownik ma możliwość poprawienia lub usunięcia swoich danych osobowych w dowolnym momencie, jeśli w każdym przypadku spełnione są wymogi prawne. W przypadku nieścisłości, poprawimy przechowywane przez nas dane niezwłocznie po powiadomieniu przez użytkownika. Dane osobowe zostaną usunięte, jeśli zostaną spełnione wymogi prawne, w tym dlatego, że dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane, lub ponieważ dane te były przetwarzane niezgodnie z prawem.
Jedynymi danymi, które są zwolnione z usuwania, są dane, których potrzebujemy do wykonania zaległych zadań (np. do realizacji umów) lub do egzekwowania naszych praw i roszczeń, a także dane, które musimy nadal przechowywać ze względu na ustawowe okresy przechowywania.
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania: Zgodnie z art. 21(1) RODO użytkownik może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą. Powyższe ogólne prawo do sprzeciwu ma zastosowanie do wszystkich celów przetwarzania danych przetwarzanych na podstawie art. 6(1)(f) RODO. W przeciwieństwie do szczególnego prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie zgody, zgodnie z RODO jesteśmy zobowiązani do wdrożenia takiego ogólnego prawa do sprzeciwu tylko wtedy, gdy podasz nam powody o nadrzędnym znaczeniu (np. potencjalne zagrożenie życia lub zdrowia) i nie możemy wykazać istotnych uzasadnionych podstaw przetwarzania, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub które służą dochodzeniu, wykonywaniu lub obronie roszczeń prawnych.
Sprzeciw można złożyć bez żadnych formalności i należy go przesłać do osób kontaktowych wymienionych w sekcji 8.
Prawodo przeno szenia danych: Użytkownik ma prawo do przenoszenia danych zgodnie z art. 20 RODO, tj. prawo do przenoszenia wybranych danych przechowywanych przez nas na jego temat we wspólnym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub do żądania przeniesienia danych do innego podmiotu odpowiedzialnego.
Prawo do cofnięcia zgody: W zakresie, w jakim przetwarzamy dane na podstawie zgody udzielonej przez użytkownika, użytkownik ma prawo do cofnięcia udzielonej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie skutkuje tym, że przetwarzanie danych prowadzone na podstawie zgody do momentu jej cofnięcia staje się nieskuteczne.
Prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych: Użytkownik ma prawo do złożenia skargi do organunadzorczego ds. ochrony danych. Użytkownik może skontaktować się z organem ochrony danych właściwym dla jego miejsca zamieszkania lub kraju związkowego lub z organem ochrony danych właściwym dla nas.
Niektóre z wyżej wymienionych praw mogą istnieć tylko pod dodatkowymi warunkami.
Jeśli użytkownik udzielił nam zgody na przetwarzanie jego danych osobowych (w szczególności w celu ich dłuższego przechowywania), ma prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie bez podania przyczyny ze skutkiem na przyszłość.
Osoba kontaktowa i inspektor ochrony danych
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących gromadzenia, przetwarzania lub wykorzystywania danych kandydata, a także w celu uzyskania informacji, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu lub z powodu przekazania danych, prosimy o kontakt:
Hermes Fulfilment GmbH
Inspektor ochrony danych
Bannwarthstrasse 5
D-22179 Hamburg
E-mail: datenschutz@hermes-ws.com
Prosimy o podanie nam pełnych danych kontaktowych (imię, nazwisko i adres) podczas przesyłania zapytania; tylko w ten sposób możemy Cię jednoznacznie zidentyfikować i szybko odpowiedzieć na Twoje zapytanie.
Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji
Hermes Fulfilment nie stosuje żadnych czysto zautomatyzowanych procesów decyzyjnych zgodnie z art. 22 RODO w związku z wnioskiem lub danymi wniosku.
Status: kwiecień 2021 r.
